Wat kost het als elk team net even anders werkt in het ECD?

Hoe “net even anders” ontstaat

Bijna geen enkele organisatie kiest ervoor dat teams verschillend werken in het ECD. Het gebeurt gewoon. Bij de invoering was er een training, en daarna ging iedereen aan de slag. Een vraag die de training niet beantwoordde, loste het team zelf op. De teamleider zei hoe het moest, of de handigste collega deed iets voor en de rest deed het na.

Na een jaar heeft elke afdeling haar eigen gewoontes. De een rapporteert altijd bij het doel, de ander alleen bij bijzonderheden. De een zet afspraken met familie in de agenda, de ander in een notitie. Elk van die gewoontes is ooit met een goede reden ontstaan. Samen zorgen ze ervoor dat het dossier op elke afdeling anders leest.

Dat merk je pas op het moment dat iemand over de grens van het team heen moet kijken. Een invaller, een collega die van locatie wisselt, een behandelaar die meerdere afdelingen heeft, of een kwaliteitsmedewerker die een rapportage uit het ECD wil halen.

Wat het onderzoek zegt

Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden volgens eigen opgave gemiddeld 34% van hun werktijd aan administratie. Zelf vinden ze 23% acceptabel. Van hen ervaart 79% die administratie als belastend: 63% enigszins en 16% zeer.

Bron: Berenschot, Administratieve tijdsbesteding in de langdurige zorg, uitkomsten 2025, 1.952 respondenten uit de VVT, gehandicaptenzorg en GGZ. Dit is sectoronderzoek en zegt niets over één specifieke organisatie.

Niet al die administratie komt door het ECD, en zeker niet alles door verschillen tussen teams. Wel is er onderzoek dat precies naar die verschillen kijkt. In 2022 deed Berenschot in opdracht van het ministerie van VWS een actieonderzoek naar regeldruk door het ECD. Twee bevindingen gaan over dit onderwerp.

De eerste gaat over maatwerk. Volgens het rapport zorgt maatwerk per locatie of per zorgaanbieder mogelijk voor méér administratieve lasten. Het rapport noemt een zorgaanbieder die alle wensen van collega’s in het ECD had verwerkt. Er ontstonden zoveel formulieren dat de organisatie het ECD heeft herzien en de helft van de formulieren kon verwijderen.

De tweede gaat over training. Zorgprofessionals krijgen volgens het rapport vooral uitleg over wat ze moeten invullen en waar. Uitleg over hoe en waarom ontbreekt. Juist die uitleg geeft begrip voor de registratie, en volgens de onderzoekers minder registratielast. Ze schrijven erbij dat training voor het ECD meer moet zijn dan een knoppencursus en geen eenmalige actie is.

Bron: Berenschot, Regeldruk door het ECD, een kwestie van kiezen, 28 juni 2022, in opdracht van het ministerie van VWS. Gebaseerd op een enquête onder meer dan 250 professionals bij zorgaanbieders en een praktijkonderzoek bij acht zorgaanbieders met verschillende ECD’s. Te lezen via open.overheid.nl (pdf).

Die twee bevindingen hangen samen. Wie alleen weet waar het veld zit, vult het in zoals de collega naast hem het doet. Wie weet waarom het veld er is, vult het in zoals de organisatie het heeft bedoeld.

Vijf plekken waar het tijd kost

1. Zoeken bij de overdracht

Een collega die op een andere afdeling invalt, weet niet waar het team zijn informatie neerzet. Ze zoekt in de rapportage, dan in het zorgplan, dan in de agenda. Elke keer een paar minuten, bij elke cliënt waar ze iets over moet weten. Of ze belt de collega die net naar huis is.

2. Vragen bij de key-user

Als het in elk team anders gaat, kan de key-user niet één antwoord geven. Ze moet eerst uitzoeken hoe dat team het doet, en dan of dat wel klopt met wat er is afgesproken. Hoeveel vragen er bij die rol terechtkomen en waarom het daar vastloopt, staat in ons artikel over de key-user.

3. Rapportages die je niet kunt gebruiken

Informatie die in een open tekstveld staat, kun je lezen maar niet tellen. Het Berenschot-rapport noemt lange stukken tekst in open velden als het meest genoemde voorbeeld van registratie die tijd kost en weinig oplevert. Als het ene team een val als incident vastlegt en het andere team als vrije tekst, klopt een overzicht van de hele locatie niet meer. Hoe rapporteren bij een doel in Ons Dossier werkt, en waar teams daarin uit elkaar gaan, lees je in ons artikel over rapporteren op een doel.

4. Inwerken en invallen

Een nieuwe collega leert het ECD van het team waar ze begint. Wisselt ze later van afdeling, dan begint ze opnieuw. Voor invalkrachten en flexpoolcollega’s geldt dat bij elke dienst. Wat ze op de ene plek hebben geleerd, is op de andere plek net niet goed.

5. Materiaal dat per team moet

Wil L&O een instructie maken, dan is de vraag welke versie. Het materiaal volgt de standaard en klopt dan voor geen enkel team helemaal, of het volgt één team en dan klopt het voor de rest niet. In de praktijk maakt elk team dan een eigen briefje of document, en die worden niet bijgehouden.

Reken het voor jullie organisatie uit

Een landelijk cijfer over wat verschillen tussen teams kosten, bestaat niet. Het hangt af van jullie inrichting, het aantal teams en hoeveel collega’s wisselen. Je kunt het wel voor jullie eigen organisatie schatten. Kijk naar drie dingen:

1. Hoeveel vragen krijgen key-users en functioneel beheer per week over hoe iets in het ECD moet? Vraag het ze, of laat ze twee weken turven.
2. Hoeveel tijd kost het zoeken bij een overdracht of een invaldienst? Vraag het aan een paar collega’s die vaak wisselen.
3. Hoeveel uur gaat er naar eigen instructies per team, en naar het bijwerken ervan?

Op de pagina met de businesscase staat een rekenhulp die precies deze uren optelt met jullie eigen uurtarief. Dat getal is wat het nu kost. Het is geen besparing: die is er pas als er echt budget vrijkomt. Vaak is het belangrijkste effect iets anders. Collega’s die weten hoe het moet, werken met meer vertrouwen in het ECD en hoeven minder te zoeken.

Welke verschillen terecht zijn

Niet elk verschil is een probleem. Een team in de thuiszorg werkt met andere cliënten en andere vragen dan een team in een verpleeghuis. Een afdeling voor mensen met dementie rapporteert over andere dingen dan een revalidatieafdeling. Die verschillen horen in het zorgplan.

Het verschil waar het om gaat, zit in de manier van vastleggen. Waar staat een afspraak, wie maakt een doel aan, wanneer rapporteer je bij het doel en wanneer los. Die keuzes horen voor de hele organisatie hetzelfde te zijn. Moet een team er echt van afwijken, leg dat dan vast. Dan weet de invaller het ook.

Hoe je teams weer hetzelfde laat werken

Een nieuwe training lost dit niet op als niemand eerst heeft afgesproken wat de goede manier is. Dit is de volgorde die wij aanhouden:

1. Kijk wat teams nu doen. Neem drie of vier taken die vaak voorkomen, zoals rapporteren, een doel aanmaken en de overdracht. Kijk bij een paar teams hoe ze het doen.
2. Leg de werkafspraak vast. Per taak: wie doet het, waar in het ECD, en waarom zo. Functioneel beheer en de proceseigenaar beslissen, met teams die meedenken.
3. Leg het waarom uit, op de eigen inrichting. Laat zien wat er met de informatie gebeurt nadat je hem hebt vastgelegd. Wie leest het, en waarvoor. Dat is het deel dat volgens het Berenschot-rapport meestal ontbreekt.
4. Laat oefenen. Met een situatie uit de eigen praktijk, met fictieve cliënten of veilige testgegevens en nooit met echte gegevens, en met een meetmoment waarin collega’s zelf zien of het blijft hangen.
5. Houd het bij. Verandert een werkafspraak of de inrichting, pas dan het materiaal aan. Anders werken teams over een jaar weer ieder op hun eigen manier.

Werken jullie met Nedap ONS? Wat wij voor een ONS-omgeving maken, van korte modules per rol tot het periodiek bijwerken, staat op de pagina over Nedap ONS. Begint jullie organisatie aan een nieuw ECD, dan is dit het moment om de werkafspraken vooraf goed te zetten. Hoe je dat plant, lees je in ons artikel over opleiden bij een nieuw ECD.

Ons Op Maat werkt onafhankelijk van de genoemde softwareleveranciers. De cijfers in dit artikel komen uit sectoronderzoek en zeggen niets over het resultaat bij één organisatie.