Hoe leid je zorgmedewerkers op bij een nieuw ECD?

Waarom opleiden het onderschatte deel is

In een implementatieplan staat opleiden meestal als één regel: trainingen verzorgen. De rest van het plan gaat over conversie, koppelingen, autorisaties en testen. Dat is begrijpelijk, want dat zijn de dingen die kunnen stukgaan op de dag van de livegang.

Wat er daarna gebeurt, staat op geen enkele begroting. Medewerkers zoeken tijdens hun dienst uit hoe het werkt, vragen het aan wie er toevallig naast staat, en zo ontstaat per team een eigen route door het systeem. Dat merkt niemand, tot er een invaller komt of tot er een evaluatie moet worden voorbereid.

Vijf fouten die het vaakst terugkomen

1. Alles trainen in de weken vlak voor de livegang

De training valt dan in de drukste periode, en tussen de training en het echte gebruik zit vaak weken. Wat iemand leert zonder het te gebruiken, zakt weg. Beter is een kortere start vlak voor de livegang en de verdieping in de weken erna, als mensen echte vragen hebben.

2. Eén grote sessie voor iedereen

Een verzorgende, een begeleider in de gehandicaptenzorg, een wijkverpleegkundige en een planner gebruiken het systeem verschillend. In een gezamenlijke sessie zit iedereen driekwart van de tijd te wachten op het stuk dat over hem gaat. Splits per rol en per taak.

3. Wel trainen, geen naslag

Na de training kan niemand meer iets opzoeken. De vraag gaat dan naar de collega ernaast. Zorg dat er korte werkinstructies op B1-niveau zijn voor het moment dat iemand vastloopt, en een handboek voor wie de uitzondering zoekt.

4. Key-users aanwijzen zonder ze iets te geven

Bijna elke organisatie wijst key-users of digicoaches aan. Ze krijgen de rol, en daarna zoeken ze het zelf uit. Zij worden de vraagbaak van hun team, en als hun antwoord afwijkt van het lesmateriaal, wint hun antwoord. Geef ze dezelfde bron, met antwoorden op de vragen die ze echt krijgen.

5. Geen afspraak over onderhoud

De leverancier brengt nieuwe versies uit en jullie veranderen werkafspraken. Zonder afspraak over wie dan welk materiaal bijwerkt, klopt het lesmateriaal na een jaar niet meer. Vanaf dat moment gebruikt niemand het nog, en ben je terug bij de collega ernaast.

Een planning van T-12 tot T+12

T is de dag van de livegang. Deze indeling werkt voor een implementatie en net zo goed voor een herinrichting van een bestaand ECD.

Het stuk dat het vaakst wordt overgeslagen is T-10: de werkafspraken vaststellen. Zolang die niet vastliggen, kan niemand er lesmateriaal over maken, en traint iedereen de standaard.

Wie waarover gaat

• Leren en Ontwikkelen bepaalt de doelgroep, de plek in de leeromgeving en de plek in het inwerkprogramma.
• Functioneel beheer controleert of het materiaal klopt met de instellingen van het systeem.
• De proceseigenaar of zorgmanager stelt de werkafspraken vast. Dit is de rol die het vaakst ontbreekt aan tafel.
• Trainers en key-users brengen de praktijkvragen in en begeleiden hun collega’s.
• Beheer van de leeromgeving regelt hoe het materiaal wordt geplaatst, via LTI of anders via SCORM.

Waaraan je meet of het werkt

Voortgang in de leeromgeving zegt weinig. Iemand die een module heeft afgevinkt, kan het daarna nog steeds niet. Spreek daarom vooraf af waar je wel naar kijkt, en kies iets dat je al vastlegt.

• Het aantal vragen dat bij de servicedesk of bij key-users binnenkomt over hetzelfde onderwerp
• Of de gegevens waar jullie op sturen bruikbaar zijn, bijvoorbeeld of rapportages aan een doel hangen
• Hoe lang een nieuwe collega nodig heeft voordat hij zelfstandig een dienst draait
• Wat medewerkers zelf zeggen in het inwerkgesprek na zes weken

Wij beloven vooraf geen getal op deze indicatoren. Wat dit oplevert, hangt af van jullie uitgangssituatie, en dat kun je alleen met jullie eigen gegevens vaststellen. Wel spreken we vooraf af wat we meten en wanneer we ernaar kijken.

Wil je zien hoe wij dit aanpakken, kijk dan bij onze werkwijze in vier fasen. Stappen jullie over naar of binnen Nedap ONS, dan staat op de ONS-pagina wat we voor die omgeving maken.