Rapporteren op een doel in Ons Dossier, en waarom teams het verschillend doen

Hoe het werkt in Ons Dossier

In Ons Dossier kun je op twee manieren rapporteren. Los, via het menu-item Rapportages bij de cliënt. Of vanuit het zorgplan, bij een doel.

Rapporteren bij een doel gaat zo. Je opent het zorgplan van de cliënt. Bij het actuele zorgplan staat per doel een knop om te rapporteren, en een knop om de voortgang vast te leggen. Kies je voortgang, dan geef je aan in welke mate het doel vordert en schrijf je een notitie erbij. De rapportage komt daarna zowel bij het zorgplan te staan als in het rapportage-overzicht, waar je kunt filteren op rapportagetype en deskundigheid.

Dat is de techniek. Die is voor iedereen gelijk. Wat per organisatie verschilt, is welke rapportagetypes zijn ingericht, wie wat mag zien en wanneer je welke route kiest.

Waarom je bij een doel begint

Een rapportage die aan een doel hangt, komt terecht bij de mensen die er iets mee moeten. De persoonlijk begeleider die volgende maand de evaluatie voorbereidt, ziet in één overzicht hoe het met dat doel is gegaan. De behandelaar die meekijkt, ziet of de acties werken.

Een losse rapportage komt in de stroom terecht. Feitelijk is hij niet fout, hij is alleen niet vindbaar op het moment dat het ertoe doet. Bij een evaluatie moet iemand dan door weken tekst scrollen om te reconstrueren wat er is gebeurd.

Het verschil merk je dus pas later. Dat is precies waarom het zo makkelijk verwatert.

Vijf plekken waar het misgaat

Dit komen we in de praktijk het vaakst tegen. Geen ervan komt door onwil.

1. Het doel staat niet in het zorgplan, dus wordt het een losse rapportage. De medewerker zoekt, vindt niets passends, en kiest de snelste route om verder te kunnen. Zonder afspraak over wat je dan wél doet, is dat een logische keuze.
2. Iedereen kiest een ander rapportagetype. Als er tien types zijn ingericht en niemand heeft uitgelegd wanneer je welke kiest, ontstaat er per team een eigen gewoonte.
3. De voortgang wordt overgeslagen. De notitie wordt wel geschreven, de mate van voortgang niet gezet. Bij de evaluatie is er dan tekst, maar geen lijn.
4. Er wordt geschreven wat iemand vond, niet wat hij zag. “Ging goed vanochtend” is voor de collega van morgen onbruikbaar. “Mevrouw pakte zelf haar kleding” is dat wel.
5. Een val of incident staat maar op één plek. De meeste organisaties spreken af dat een incident zowel in het dossier als in het incidentsysteem komt. Die afspraak staat vaak wel op papier, maar niet in het materiaal waarmee mensen worden ingewerkt.

Wat deze vijf gemeen hebben: het is nergens uitgelegd op de plek waar iemand het nodig heeft. De handleiding van de leverancier gaat over de knop, niet over jullie keuze.

Wat de methodiek ermee te maken heeft

Onder het zorgplan zit een methodiek, en die bepaalt hoe een doel is opgebouwd. Veel organisaties in de ouderen- en gehandicaptenzorg werken met Mikzo, met vijf domeinen (persoonsgerichte zorg, wonen, welzijn, veiligheid en gezondheid) en daaronder aandachtspunten met doelen en acties. Andere organisaties gebruiken het Omaha System, of een eigen indeling. Mikzo kan in Ons Dossier worden ingericht, en dat verandert hoe het zorgplan er op het scherm uitziet.

Dat betekent iets voor je lesmateriaal. Uitleg over rapporteren die de methodiek negeert, sluit niet aan bij wat de medewerker voor zich ziet. En uitleg over de methodiek zonder het scherm erbij blijft theorie. Ze horen bij elkaar.

Hoe je het overal hetzelfde krijgt

Uniform rapporteren is geen kwestie van nog een keer zeggen dat het moet. Dit is de volgorde die bij ons werkt.

• Leg de keuze vast, niet de knop. Eén zin per situatie. Wanneer rapporteer je bij een doel, wanneer los, en wat doe je als het doel ontbreekt. Laat functioneel beheer en de proceseigenaar die zin goedkeuren.
• Zet die zin op drie plekken. In de module waarin iemand het leert, in de korte werkinstructie voor tijdens het werk, en in het handboek voor wie de uitzondering zoekt. Alle drie uit dezelfde bron, zodat ze niet uit elkaar gaan lopen.
• Laat mensen het één keer zelf doen. Niet kijken naar een filmpje, maar in een oefenomgeving met veilige testgegevens zelf een rapportage bij een doel maken.
• Geef key-users hetzelfde antwoord mee. Zij krijgen de vraag als eerste. Als hun antwoord afwijkt van de module, wint hun antwoord altijd.
• Controleer het periodiek en na elke wijziging in de afspraak. En zet onder elk onderdeel wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Werken jullie met Nedap ONS en wil je dit voor jullie eigen inrichting laten uitwerken? Kijk dan op de pagina over Nedap ONS, of lees eerst waarom standaard e-learning over ONS niet blijft hangen.